Herramientas de almacenamiento de archivos en línea

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HERRAMIENTAS DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVOS EN LÍNEA

El almacenamiento de archivos en línea, junto con las suites de oficina también en línea, materializan en buena parte el concepto formulado en los años 80 por Scott McNealy, director de Sun Microsystems: “la red es el computador”. McNealy formuló su propuesta en una época en que resultaba difícil llevarla a la práctica debido a que la conectividad estaba aún en pañales.  

Hoy, pasados casi treinta años, tanto los progresos en conectividad como la web 2.0 dan la razón a este visionario, solo que usan para esto un nombre nuevo: “cloud computing” significando que “Internet es el computador”.

Las condiciones de conectividad actuales son muy diferentes; para mencionar solo un ejemplo, la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones de Colombia recientemente fijó en 1.024 kbps la velocidad mínima para que los proveedores de acceso a Internet (IPS) puedan comercializar su servicio con la denominación de banda ancha. No obstante, la mayoría de los proveedores de conexiones domiciliarias a Internet en el país, ofrecen como mínimo 2.048 kbps y a precio razonable.  

Estos avances en conectividad ha permitido que surjan servicios en línea que reemplazan aplicaciones instaladas en computadores de escritorio y portátiles, tales como procesadores de texto (Word) y hojas de cálculo (Excel). Atienden además, la creciente demanda de espacio de almacenamiento, pero no proponen para ello instalar en los computadores discos duros de mayor capacidad, sino que ofrecen espacio de almacenamiento en línea.

Así nacen servicios como DropBox, aDrive, divShare y otros, que no solo permiten almacenar archivos en la Web, sino que posibilitan compartirlos con otras personas y accederlos desde cualquier computador y en cualquier lugar, siempre y cuando se disponga de una conexión a Internet. Estos servicios de almacenamiento en línea ofrecen a docentes, estudiantes e Instituciones Educativas no solo múltiples ventajas sino varias aplicaciones útiles.

Entre estas últimas y para el campo de la educación, destacamos:

• Centralizar y organizar, en carpetas y subcarpetas, trabajos personales para crear un portafolio digital accesible desde cualquier computador o dispositivo móvil que cuente con acceso a Internet.
• Reemplazar el “autoenvío” de archivos como adjuntos, usando el correo electrónico personal.
• Sustituir el uso de memorias USB (pen drive) en las que se almacenan y transportan archivos con información valiosa o archivos con los cuales se esté trabajando en el momento. Estas memorias ponen en riesgo la información, pues se pueden dañar o perder.
• Reemplazar parcial o totalmente, el uso de discos duros externos portátiles.
• Dado que los servicios de Blog y Wikis gratuitos ofrecen capacidad de almacenamiento muy limitada, docentes y estudiantes pueden utilizar servicios de almacenamiento en línea para alojar archivos grandes (de más de 1MB) con la posibilidad de embeberlos luego en sus blogs y wikis personales.
• Mantener sincronizados ciertos archivos importantes. Varios sitios de este tipo ofrecen esta funcionalidad que permite actualizar, de manera automática y en varios computadores, los cambios que se realicen en un archivo. También son útiles para crear una carpeta a la cual tengan acceso varios computadores y cuyos archivos siempre están sincronizados; por ejemplo, los de la sala de profesores o los de un aula de informática. Por último, la sincronización es la solución ideal para mantener versiones únicas de ciertos documentos de trabajo sin los riesgos que implica llevar dichas versiones, en el bolsillo, en un dispositivo de almacenamiento.
• Permitir a otras personas descargar archivos mediante un enlace (URL). Esta aplicación es muy útil ya que los docentes pueden crear un repositorio personal de documentos y compartir con sus estudiantes enlaces a archivos específicos para que estos los descarguen. Adicionalmente, evita tener que enviar archivos como adjuntos en los correos electrónicos, pues basta con incluir dentro del texto del correo, los enlaces a los archivos que se desea compartir. Los estudiantes, por su parte,  pueden compartir con los profesores los enlaces de sus trabajos académicos.
• Poder acceder desde dispositivos móviles a los archivos almacenados en estos sitios (celulares inteligentes, iPad, iPhone 3GS, etc).
• Los docentes pueden utilizar en el aula dispositivos móviles para recolectar información y guardarla en un archivo que luego puedan acceder y editar desde sus computadores personales; así, no dependen de la red escolar de datos.  
• Tener una copia de respaldo (backup) en línea de documentos importantes. Tanto portátiles como computadores de escritorio pueden ser objeto de robo o sus discos duros pueden dañarse.
• Recuperar archivos borrados. Varios de estos sitios conservan un historial de cambios.
• Liberar espacio en el disco duro del computador personal. Pueden almacenarse en línea los archivos que el usuario no se atreve a borrar por temor a que algún día los llegare a necesitar.
• Simular un servidor de datos. Cosa que permite a las Instituciones Educativas (IE), por motivos de seguridad, mantener la información administrativa en un servidor de datos local sin acceso para estudiantes y los datos de los estudiantes almacenarlos en un servicio en línea al que estos puedan acceder desde la IE o desde sus hogares.   

continuación presentamos una reseña de servicios de almacenamiento de archivos en Internet. Todos ellos ofrecen, de manera gratuita, varias funcionalidades y capacidades de almacenamiento; para contar con funcionalidades más especializadas o con mayor capacidad, hay que pagar:

Por último, varios de estos servicios de almacenamiento requieren para su utilización en línea la instalación de un pequeño programa en el computador local. Estos programas tienen versiones disponibles para Windows, Mac OS X, Linux –Ubuntu y Fedora–; también para  iOS –iPhone, iPod touch e iPad– y Android. Facilitan además, el almacenamiento de archivos en cualquier formato (texto, audio, video, imágenes, presentaciones, hojas de cálculo, etc).

NOTAS DEL EDITOR:
[1] Es posible obtener gratuitamente mayor capacidad de almacenamiento invitando a otras personas a registrarse y descargar DropBox (0.25GB por cada invitado que se registre, hasta completar 10GB gratuitos).

[2] Zoho es una suite de aplicaciones en línea, la mayoría de ellas gratuitas. Tenemos entre estas últimas Procesador de Texto, Presentador Multimedia, Hoja de Cálculo, Correo electrónico, Bloc de notas y Wiki. También ofrece la posibilidad de cargar y descargar archivos en diferentes formatos. Para generar los documentos, no se necesita instalar ningún software pues este ya se encuentra alojado en servidores de la Web y para acceder a la suite solo se requiere un navegador de Internet. Recomendamos consultar el documento “Suites de Oficina en Línea”.

[3] La capacidad ofrecida de 25MB se aplica a cada archivo que se suba.

[4] La inactividad en los archivos hace referencia a que no presenten ninguna descarga o consulta durante un tiempo determinado; por lo regular, 30 días.

CRÉDITOS:
Documento producido por el equipo de EDUTEKA con información proveniente de Internet y complementada con las experiencias obtenidas al descargar, instalar y usar cada uno de los servicios de almacenamiento de archivos en línea que aquí se detallan. Adicionalmente, agradecemos la colaboración del profesor Félix Milanés (www.twitter.com/profetube) 

Publicación de este documento en EDUTEKA: Octubre 01 de 2010.
Última actualización de este documento: Octubre 01 de 2010.